W obecnych czasach, prowadzenie biura dużej firmy nie byłoby możliwe bez wykorzystania potencjału nowoczesnych technologii telekomunikacyjnych. Sprawne przełączanie rozmówców, wygodna poczta głosowa, interaktywne menu – wszystkie stanowią ważny element codzienności wielu sekretarek i asystentów. Operatorzy telefonii VoIP, wychodząc naprzeciw potrzebom mniejszych i większych biur, oferują szereg funkcjonalnych usług telekomunikacyjnych.

System telefonii VOIP to szereg praktycznych funkcji dla biura. Oto 10 najpopularniejszych:

    1. Telekonferencje – umożliwiają prowadzenie grupowych rozmów telefonicznych za sprawą pokojów konferencyjnych dla wielu uczestników (nawet dla 50 osób);
    2. Wirtualny faks – umożliwia wysyłanie faksów za pośrednictwem komputera na fizyczne urządzenia, pozwala również odbierać faksy bezpośrednio na skrzynkę e-mailową. Niewątpliwą zaletą tej funkcji jest dostęp do pełnej historii wysłanych listów poprzez panel WWW. Usługa ta umożliwia całkowite zastąpienie zadań pełnionych przez tradycyjne faksy, dzięki czemu można zrezygnować z drogich i nieporęcznych sprzętów starej generacji;

    3. Interaktywne menu IVR (ang. Interactive Voice Response) – menu obsługiwane przez klawiaturę numeryczną telefonu, pozwalające dzwoniącym wybierać różne opcje po to, aby połączyć się z dowolnym numerem.

    4. Przekierowanie warunkowe – polega na przekierowaniu rozmówcy na różne numery, w zależności od konkretnego dnia tygodnia lub określonej godziny. Funkcja ta umożliwia automatyczne kierowanie połączeniami przychodzącymi. Usługa „Warunek” sprawdza się na przykład w sytuacji, gdy klient dzwoni do biura po godzinach pracy. Wówczas może on usłyszeć stosowny komunikat (informację o godzinach funkcjonowania biura);

    5. Kolejkowanie połączeń – sprawdza się w przypadku obsługi dużego ruchu. Ta usługa pozwala odtworzyć dzwoniącym komunikat, informujący ich o tym jak długo muszą czekać na rozmowę. Powoduje, że dzwoniący są bardziej skorzy do czekania na rozmowę;

    6. Rejestrator rozmów – pozwala na utrwalenie przebiegu rozmowy telefonicznej. Nagranie treści bywa przydatne w kwestiach spornych, pozwalając na szybkie rozwianie ewentualnych wątpliwości;

    7. Synteza mowy – usługa umożliwia przygotowanie profesjonalnie brzmiących komunikatów głosowych. Zaletą tej funkcji jest wysoka jakość dźwięku, a także doskonała wymowa wiadomości w kilku najpopularniejszych językach biznesowych, takich jak: angielski, niemiecki, francuski, hiszpański czy włoski. Miła dla ludzkiego ucha barwa głosu zrobi na klientach dobre wrażenie;

    8. Usługa „Nagraj wiadomość” – to nic innego jak poczta głosowa w nowoczesnym wydaniu – wiadomości głosowe przechodzą na firmową skrzynkę e-mailową w postaci plików dźwiękowych;

    9. Styki API/CTI, pozwalające na integrację z CRM i innymi systemami. Przy większych wdrożeniach dla biur jest to element obowiązkowy;

    10. Wybierz wewnętrzny – krótkie, trzycyfrowe numery ułatwiają pracownikom komunikację wewnętrzną. Funkcja ta sprawdza się w przypadku pracowników, którzy znają numery poszczególnych działów i chcą się z nimi szybko skontaktować. Zaletą tego typu rozwiązania są niskie koszty utrzymania.

Moc nieograniczonych możliwości

Przykładem operatora VoIP jest telefonia internetowa FCN, która w daje użytkownikom te i więcej funkcji. To m. in.: usługa „Wdzwoń się” – umożliwia korzystanie z telefonii VoIP nawet wtedy, gdy nie ma połączenia z Internetem. Po aktywowaniu funkcji, numer FCN służy za centralkę telefoniczną, z której można wykonywać połączenia zagraniczne. Warto zwrócić też uwagę na funkcję „Znajdź mnie” – sprawnie łączy osobę dzwoniącą z pierwszym dostępnym pracownikiem.

Szybkość i skuteczność – cechy technologii VoIP

Łatwość przyłączania nowych użytkowników do sieci, stanowi jeden z najistotniejszych atutów technologii VoIP. Inną, równie ważną cechą telefonii VoIP jest prostota konfiguracji ustawień z poziomu panelu administracyjnego WWW, jak również kompatybilność poszczególnych usług, które doskonale uzupełniają się.

Dla każdego, kto pragnie usprawnić funkcjonowanie swojego biura, a przy tym ułatwić proces komunikacji pomiędzy pracownikami i klientami, przygotowano kompleksowy zestaw usług, z których można zbudować prawdziwie nowoczesny system telekomunikacyjny. Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć na stronie internetowej fcn.pl.