Inwestycja w outsourcing usług serwerowych to wyzwanie dla każdej firmy MŚP. Wzbudza ono obawy, wynika z badania* 400 firm przeprowadzonego przez PMR na zlecenie GTS Poland. Ostrożność wynika często z braku dostatecznej wiedzy w zakresie standardów oraz bezpieczeństwa tego rodzaju usług świadczonych w profesjonalnych centrach danych. Panuje przekonanie, że serwer znajdujący się na miejscu jest bezpieczniejszy i łatwiej dostępny niż ulokowany w zewnętrznej instytucji, zaś obsługa IT prowadzona przez własnych specjalistów jest wystarczająca. Wszystko to sprawia, że decyzja o outsourcingu nie jest łatwa.

Badania potwierdzają, że firmy z sektora MŚP doceniają zalety oraz wartość infrastruktury serwerowej. Ponad 50% uważa, że wpływają one na podniesienie ich przewagi konkurencyjnej. Różnie natomiast odnoszą się do kwestii jej pozyskiwania. Jedne zarządzają serwerami samodzielnie, ale są i takie, które już korzystają z outsourcingu. Te, które outsourcują usługi, wymieniają szereg korzyści z tego wynikających, m.in. wyższa jakość usług niż w przypadku własnego serwera (bezawaryjność, ciągłość pracy, wydajność i prędkość działania) – 35%, obniżenie kosztów – 29%, czy zmniejszenie nakładów czasu i pracy na obsługę serwera – 22%.

Ponieważ decyzja o outsourcingu nie jest łatwa, najlepiej poprzedzić ją dokładną analizą. W raporcie „Serwer w firmie 2013. Własne rozwiązania a outsourcing usług centrum danych w MŚP” zawarliśmy zestaw zagadnień, które warto wziąć pod uwagę, podejmując decyzję o zmianach w infrastrukturze serwerowej. Czytelnik ma możliwość odpowiedzieć sobie na pytanie, czy opisana sytuacja jest charakterystyczna dla jego przedsiębiorstwa. Suma uzyskanych odpowiedzi: „tak” i „nie”, pozwoli ocenić czy rzeczywiście istnieją przesłanki do outsourcingu serwerów. Pełna lista zagadnień wraz z interpretację wyników jest dostępna w raporcie, a oto przykładowe z nich:

Zagadnienie Czy zgadzasz się? Możliwe rozwiązania Czego powinienem oczekiwać od
najlepszych rozwiązań?
Choć nie zdarzyło mi się
uszkodzenie dysków, na których trzymam dane o firmie,
klientach czy projektach, to jeśli tak się zdarzy – część
danych bezpowrotnie utracę. 		NIE/  TAK 1/ samodzielny backup na:
      a/ płyty
      b/ dysk twardy
      c/ e-dyski w chmurze

2/ usługa Backup wykupiona u dostawcy
zewnętrznego   

  Szybkiego odtworzenia
WSZYSTKICH danych z DOWOLNEGO momentu w przeszłości. 
Ponieważ nasza serwerownia
znajduje się w zaadoptowanym pomieszczeniu biurowym,
zdarzenia nadzwyczajne typu włamanie, kradzież, pożar czy
większe awarie stanowią dla nas realne zagrożenie.		 NIE/ TAK  1/ rozbudowa i dozbrojenie
serwerowni (kamery, dodatkowe systemy p.poż. i detekcyjne)

2/ zatrudnienie dodatkowych osób

3/ przeniesienie serwerów do profesjonalnego centrum danych

4/ zmiana modelu korzystania z serwerów na usługowy

 JAKOŚĆ serwerowni (powierzchnia
serwerowa, klimatyzacja, stabilność energetyczna, wszelkie
systemy ochrony fizycznej) jest satysfakcjonująca a RYZYKA
związane z niezawodnością jej działania są POMIJALNIE MAŁE.

Dodatkowo, w odniesieniu do każdego zagadnienia, zaprezentowane są możliwe i dostępne na rynku rozwiązania, a także podpowiedź czego należy oczekiwać od rozwiązania najlepszego.

Jeśli analiza doprowadzi do decyzji o outsourcingu serwerów, koniecznym będzie wybór dostawcy usługi. O czym należy pamiętać dokonując wyboru, przedstawiamy w 9 praktycznych krokach:

  • Najpierw odpowiedz sobie na najważniejsze pytanie
    Które zadania są kluczowe dla działania mojej firmy i powinny być realizowane wyłącznie przez pracowników.
  • Określ kolejność: Wybierz 2-3 zadania, które chciałbyś outsourcować w pierwszej kolejności.
  • Zidentyfikuj: Zidentyfikuj (co najmniej) minimalne kryteria wyboru dostawcy. Dzięki tej pracy będziesz dysponować narzędziem umożliwiającym precyzyjną ocenę zarówno dostawców, jak i otrzymanych ofert.
  • Wyszukaj: Stwórz listę potencjalnych dostawców którzy posiadają kompetencje
    i warunki do przejęcia delegowanych przez nas zadań.
  • Dokonaj selekcji: Stworzenie „shortlisty” (czyli wybór 2-3 dostawców, z którymi będziemy finalnie rozmawiać) wymaga najczęściej odbycia z nimi spotkań. Będziemy do nich dobrze przygotowani, jeśli uprzednio zidentyfikowaliśmy 3 kryteria wyboru dostawcy
  • Sprawdzaj: Nic nie zastąpi sprawdzenia czy składane zapewnienia mają odbicie w rzeczywistości. W przypadku outsourcingu serwerów, warto odwiedzić centrum danych potencjalnego partnera.
  • Spróbuj: Zanim podpiszesz umowę poproś o możliwość bezpłatnych testów oferowanego rozwiązania. W tym kroku przekonaj się, że proponowane rozwiązanie spełni Twoje unikalne potrzeby.
    Testy wykonuj w warunkach, w których docelowo będziesz współpracował.
  • Uzgodnij procedury: Na etapie uzgodnień zasad współpracy warto poświęcić odpowiednio dużo czasu i środków na ustalenie procedur operacyjnych. Należy przyjrzeć się szczególnie skrajnym sytuacjom, które będą miały duży wpływ na jakość współpracy (np. sytuacje awarii, problemy z kontaktem, itp.).
  • Zacznij oszczędzać: Podpisanie umowy zamyka etap wyboru dostawcy, lecz przygoda z outsourcingiem dopiero się zaczyna. By móc w pełni korzystać z outsourcingu, należy regularnie mierzyć koszty z nim związane.

Jakub Bryła, Kierownik Produktu GTS Poland


*Raport „Serwer w firmie 2013. Własne serwery a outsourcing usług centrum danych w sektorze MŚP” powstał na podstawie badania zrealizowanego za pomocą 400 wywiadów telefonicznych (CATI) wśród losowo wybranych przedstawicieli firm z sektora MŚP w Polsce, korzystających w codziennej pracy z rozwiązań serwerowych. Jego celem było poznanie struktury strefy IT w sektorze małych i średnich firm w Polsce.

źródło: GTS

Kan