Odpowiednio przygotowane szkolenie wpływa na zaangażowanie i entuzjazm jego uczestników, a więc i na efekty końcowe. Wbrew pozorom nie jest to proste zadanie. Przeczytaj poniższy artykuł i dowiedz się, jak powinna przebiegać organizacja takiego spotkania i o czym nie możesz zapomnieć!

Jeśli planujesz szkolenie, musisz pamiętać o kilku najważniejszych krokach. Sprawdź polecane sale szkoleniowe w Warszawie, ustal priorytety i przebieg wydarzenia, określ grupę docelową. Świadome podejście do organizacji jest niemal gwarancją sukcesu, a już z pewnością zapewni niezakłócony przebieg spotkania. Sprawdź, o czym powinieneś pamiętać!

1.    Określ grupę docelową

Zastanów się, kto będzie najbardziej zainteresowany szkoleniem. Znaczenie ma przede wszystkim grupa wiekowa, ale również tematyka spotkania. Planujesz szkolenie z zasad elektromechaniki? Prawdopodobnie większość stanowić będą mężczyźni w wieku pracowniczym. Z kolei szkolenia wymagające pracy manualnej najlepiej przeprowadzać w dobrze oświetlonych salach. Takie informacje mają ogromne znaczenie zwłaszcza podczas wyboru miejsca, w którym odbędzie się wydarzenie.

Zastanów się też, ile maksymalnie osób może zebrać się w jednym miejscu. Jeśli każdej osobie chcesz indywidualnie poświęcić swój czas, liczba uczestników musi być mniejsza. Szkolenia wykładowe zwykle nie mają limitu miejsc – wyznacznikiem jest jedynie wielkość sali. Jeśli natomiast planujesz szkolenie firmowe, prawdopodobnie wiesz, ilu zatrudniasz pracowników i w jakim przedziale wiekowym.

2.    Znajdź odpowiednią salę szkoleniową

Jeśli już mniej więcej wiesz, kto przyjdzie na spotkanie, zajmij się wynajmem sali. Od ilości uczestników, tematyki szkolenia, a także Twoich preferencji zależy, czy będzie to sala kameralna, klimatyczna, przestronna, dobrze oświetlona, ze świetną akustyką lub jeszcze inna. Zadbaj o to, aby większość uczestników miała do niej blisko lub aby znajdowała się w dobrze skomunikowanej lokalizacji.

A może planujesz spotkanie integracyjne po szkoleniu? Koniecznie sprawdź, czy sala oferuje atrakcje typu kręgle lub bilard. Szkolenia kilkudniowe dobrze jest natomiast planować w hotelach, które oferują zarówno sale, jak i pokoje dla uczestników.

3.    Ustal przebieg szkolenia

Opracuj program samego wydarzenia. Podziel spotkanie na bloki (przywitanie i zapoznanie się, część wstępna, część właściwa, zakończenie) przedzielone przerwami kawowymi. Stwórz listę zagadnień i tematów, które koniecznie muszą zostać poruszone. Dzięki temu nie zapomnisz o żadnej istotnej kwestii. Twoje szkolenie będzie się składać z części teoretycznej i praktycznej? Zacznij od teorii, która będzie świetnym wstępem do zadań praktycznych!

Pamiętaj, że każde szkolenie to przede wszystkim interakcja między osobą prowadzącą, a uczestnikami. Zaplanuj 10-15 minut na ewentualne pytania i dyskusję z grupą. Nawet świetnie poprowadzony wykład może generować pytania u osób bardziej dociekliwych.

4.    Przygotuj materiały szkoleniowe i pomoce dydaktyczne

Jeśli plan szkolenia został już stworzony, przygotuj wszystkie pomoce, które mogą Ci się przydać:

  • tablice interaktywne;
  • kartki papieru;
  • długopisy;
  • pomoce tematyczne, np. model szkieletu człowieka, jeśli planujesz szkolenie medyczne i wiesz, że przyda Ci się to w praktyce;
  • wydrukowane treści dla uczestników.

To istotne szczególnie w sytuacjach, w których planujesz ćwiczenia praktyczne. Jeśli uczestnicy powinni przynieść cokolwiek ze sobą, koniecznie poinformuj ich o tym, a także weź 2-3 sztuki dodatkowo, gdyby ktoś zapomniał.

5.    Zadbaj o catering

Kilkugodzinne szkolenia to spory wysiłek intelektualny dla uczestników. Pamiętaj o przerwie obiadowej (średnio trwa ona 45 minut), podczas której będzie można pójść do pobliskiej lub hotelowej restauracji. Podczas szkolenia odbywają się również 15-minutowe przerwy kawowe. Poproś managera wynajętej sali o automat do kawy, zazwyczaj nie ma problemu z jego wypożyczeniem. Na stole powinny stać również: cukier, torebki z herbatą, cytryny, mleko, aby każdy mógł przygotować ciepły napój wedle własnych preferencji.

Miłym gestem w stronę uczestników szkolenia będą przekąski. Dobrze sprawdzają się słodkości do kawy, kanapki pakowane pojedynczo lub mniejsze, bardziej eleganckie przystawki, które wygodnie zjada się na stojąco. Można zamówić je podczas rezerwacji sali bądź wynająć zewnętrzną firmę cateringową.

6.    Poinformuj o wydarzeniu

Jeśli organizujesz szkolenie firmowe, poinformuj pracowników ustnie lub wyślij do nich emaile informacyjne. Bez względu na wielkość firmy przygotuj plakat lub ogłoszenie, które zawiesisz w dobrze widocznym, uczęszczanym miejscu. Powinno ono zawierać informacje dotyczące:

  • ewentualnych kosztów szkolenia;
  • daty i miejsca szkolenia, a także godzin rozpoczęcia i zakończenia dla każdego dnia;
  • poruszanej tematyki;
  • przedmiotów, które uczestnicy powinni zabrać ze sobą.

Jeśli obecność jest nieobowiązkowa, ustal termin potwierdzenia, np. na 7 dni przed szkoleniem. Dzięki temu będziesz wiedzieć, ilu osób masz się spodziewać. Szkolenia inne niż firmowe ogłoś w Internecie. Stwórz wydarzenie na Facebooku, dodaj anons na dowolnym portalu lub skorzystaj z oferty firm zajmujących się promowaniem szkoleń.