Wyniki badania EY – General Counsel Study – wskazują, że geopolityka (76%), środowisko regulacyjne (75%) i postęp technologiczny (74%) to trzy główne wyzwania stojące przed działami prawnymi. Rosnąca presja na znajdywanie odpowiedzi na coraz bardziej kompleksowe zagadnienia stojące przed przedsiębiorstwami wymusza ewolucję sposobu funkcjonowania. Ten proces jest jednak hamowany przez ograniczenia budżetowe – aż 87% ankietowanych liderów obszarów prawnych w firmach wskazywało redukcję kosztów jako priorytet. Sytuacja powinna jednak ulegać zmianie, gdyż 83% respondentów przewiduje wzrost dostępnych zasobów finansowych w perspektywie kolejnych 12 miesięcy.

Rosnąca niepewność prowadzenia biznesu w bezpośredni sposób oddziałuje na funkcjonowanie działów prawnych. Stają one w obliczu rosnącej presji, aby rozwijać swoją wiedzę, szybkość i operacyjną sprawność niezbędną do radzenia sobie z coraz bardziej złożonymi sprawami. Jak wskazują wyniki badania EY – General Counsel Study – zmiany są warunkowane przede wszystkim przez geopolitykę (76%), zmienność środowiska regulacyjnego (75%) oraz postęp technologiczny (74%). Co ciekawego na zrównoważony rozwój wskazała nieco ponad połowa (54%) badanych.

Do tej listy należy jednak dołączyć również wyzwania o charakterze wewnętrznym. Główną barierą w tempie i zakresie wprowadzanych korekt w funkcjonowaniu działów prawnych są ograniczenia budżetowe. Aż 87% respondentów wskazało, że redukcja kosztów stanowi najwyższy priorytet. Sytuacja będzie jednak ulegała stopniowej poprawie, gdyż aż 83% ankietowanych liderów działów prawnych przewiduje wzrost posiadanych zasobów finansowych w perspektywie najbliższych 12 miesięcy. Najczęściej (43%) nie powinien on przekroczyć 10%, a kolejne 32% badanych przewiduje że będzie on wynosił pomiędzy 10 a 20%.

 

– W przypadku działów prawnych jak w soczewce widać jak zmienne stało się środowisko biznesowe. Równocześnie toczy się szereg dynamicznych procesów na płaszczyźnie technologicznej, regulacyjnej oraz geopolitycznej. Często pierwsze prośby o analizę wpływu na firmę kierowane są właśnie do działu prawnego. Stanowi to znaczące wyzwanie dla struktury organizacyjnej, która wymaga czasu na dostosowanie. Tego zaś brakuje, co sprawia że działy prawne coraz powszechniej sięgają po zewnętrzne wsparcie – mówi Zuzanna Zakrzewska, Partnerka Zarządzająca Kancelarią EY Law.

 

Technologia kluczem do sukcesu

Pomimo obecnych ograniczeń budżetowych, opracowywanie strategii technologicznych oraz wprowadzanie nowych rozwiązań pozostaje wysokim priorytetem. Aż 75% ankietowanych przedstawicieli działów prawnych twierdzi, że prowadzi w tym obszarze szereg aktywności. W ramach tego procesu działy prawne napotykają jednak bariery. Do najważniejszych należą problemy z nieuporządkowanymi danymi (52%) oraz niekompatybilnymi systemami prawnymi i biznesowymi (44%). Co jednak szczególnie ciekawe, tylko 25% respondentów wskazuje, że wykorzystanie generatywnej sztucznej inteligencji stanowi wysoki priorytet dla działu prawnego, a 63% postrzega zwiększenie zakresu wykorzystywania technologii przede wszystkim jako szansę na lepszą kontrolę kosztów. Nie może więc dziwić, że najczęściej zakończony został proces wdrożeniowy wokół kwestii administracyjnych takich jak automatyzacja weryfikacji faktur (38%).

Znaczące wyzwania w tym obszarze potwierdzają wyniki ostatniej edycji badania – Jak polskie firmy wdrażają AI. Jedynie 5% organizacji w naszym kraju, które realizują procesy implementacji narzędzi sztucznej inteligencji zdecydowało się je wdrożyć w obszarze compliance. Dla porównania przypadku obsługi klienta lub marketingu i analiz rynku ten współczynnik wynosi 41%. Może to wskazywać, że w przypadku kwestii prawno-proceduralnych dostępna technologia nie odpowiada w wystarczającym stopniu na wyzwania związane np. z koniecznością zachowania najwyższych standardów poufności danych.

 

– Dane wykorzystywane np. przez działy prawne mają często bardzo wrażliwy charakter. Sprawia to, że wdrożenie w tym obszarze narzędzi bazujących na sztucznej inteligencji musi być przeprowadzone w sposób niezwykle ostrożny. Równocześnie należy pamiętać, że analiza aspektów prawnych w procesie implementacji AI jest jednym z kluczowych elementów całego procesu. Dotyczy to nie tylko obszaru AI Act, ale również kwestii ochrony danych osobowych, ochrony własności intelektualnej, cyberbezpieczeństwa. W efekcie żadne wprowadzenie narzędzi AI nie powinno się odbywać bez zaangażowania działów prawnych bez względu na sektor, w którym odbywa się wdrożenie sztucznej inteligencji – dodaje Justyna Wilczyńska-Baraniak, Partnerka EY, Liderka Zespołu Prawa Własności Intelektualnej, Technologii i Danych Osobowych w Kancelarii EY Law.

 

Nawigacja w zakresie zgodności regulacyjnej i zarządzania ryzykiem

W obliczu niezwykle dynamicznie rozwijających się zagadnień, takich jak sztuczna inteligencja, ochrona danych i zrównoważony rozwój, obszar compliance stanowi priorytet dla większości działów prawnych (93%). Równocześnie monitorowanie zmian regulacyjnych w różnych jurysdykcjach (60%), przygotowywanie wykładni przepisów, gdy pozostają one niejasne (50%) oraz dostęp do danych potrzebnych do odpowiedniego zarządzania ryzykiem lub raportowania (48%) to jedne z głównych zgłaszanych barier w radzeniu sobie ze złożonością regulacyjną.

Wyniki badania wskazują również na znaczący rozdźwięk pomiędzy oczekiwaniami, a stanem faktycznym. Aż 81% respondentów oczekuje, że ich organizacja zwiększy inwestycje w obszarze zarządzania ryzykiem. Tymczasem tylko 49% posiada wypracowane odpowiednie procedury, a mniej niż 30% udokumentowało kluczowe elementy w tym obszarze.

Stwarza to możliwość dla działów prawnych, aby odegrały kluczową rolę w poprawie zarządzania ryzykiem, pomagając w stworzeniu większej przejrzystości działań i zgodności w przedsiębiorstwie. Tymczasem w czasie ostatnich 12 miesięcy jedynie 11% działów prawnych przeprowadziło rozmowy z kluczowymi interesariuszami w firmie, a 17% ustawiło procesy umożliwiające porównanie dojrzałości organizacyjnej na tle innych obszarów firmy.

 

– Działy prawne mają niepowtarzalną okazję, aby stać się kluczowymi partnerami w zarządzaniu ryzykiem w organizacjach. Wzrost znaczenia compliance nie tylko podkreśla potrzebę skutecznych procedur, ale także wskazuje na konieczność jeszcze ściślejszej współpracy między działami prawnymi a innymi obszarami przedsiębiorstwa. Przejrzystość działań oraz proaktywne podejście mogą nie tylko pomóc w spełnieniu wymogów prawnych, ale także w budowaniu zaufania wśród kluczowych interesariuszy. Niezbędne jest jednak podęcia w tym zakresie konkretnych działań, budujących wewnętrznie odpowiedni wizerunek działów prawnych – podsumowuje Magdalena Kasiarz, Partnerka i Liderka Zespołu Restrukturyzacji w Kancelarii EY Law