Jesteś tutaj:-, Bezpieczeństwo, Internet, Newsy, Polecamy-Czy dokumenty podpisane online muszą spełniać wymogi trwałego nośnika?

Czy dokumenty podpisane online muszą spełniać wymogi trwałego nośnika?

Artykuł sponsorowany

Przy obiegu dokumentów często można spotkać się z pojęciem „trwałego nośnika”. W powszechnym mniemaniu kojarzy się on raczej z fizyczną formą przekazywania informacji na przykład w postaci papierowej czy na fizycznym nośniku jak płyta CD, pendrive czy karta pamięci. W praktyce okazuje się, że również umowy zawierane na odległość i firmowe dokumenty online mogą spełniać wymogi trwałego nośnika. Czym tak właściwie jest trwały nośnik i w jakich okolicznościach dokumenty online spełniają jego wymogi?

Czym jest trwały nośnik?

Aby określić czy dokumenty online spełniają wymogi trwałego nośnika, trzeba najpierw zdefiniować to pojęcie. Pojawia się ono w wielu aktach prawnych obowiązujących w Polsce na przykład w tak zwanej ustawie deweloperskiej,  ustawie o kredycie konsumenckim czy ustawie o prawach konsumenta, ale również w dyrektywach unijnych. W każdym przypadku definicja jest jednak taka sama.

Trwały nośnik to materiał lub urządzenie, które pozwala przechowywać informacje:

  • przez określony czas, wynikający z ich charakteru;
  • w niezmienionej formie i uniemożliwiając ich zmianę bez wiedzy drugiej strony;
  • ze swobodnym dostępem dla każdej z zainteresowanych stron.

Zgodnie z tą definicją za trwały nośnik można uznać materiały takie jak:

  • dokument papierowy;
  • informacje na nośnikach optycznych jak płyty CD;
  • informacje na dyskach przenośnych, pendrive’ach czy kartach pamięci.

Z drugiej strony jednak takie wymogi mogą spełniać również niektóre dokumenty online – na przykład przesyłane za pośrednictwem platformy Autenti: https://autenti.com/platforma-autenti/, ale również w niektórych okolicznościach za trwały nośnik można uznać też mail z załącznikiem. W tym drugim przypadku wymagana jest jednak każdorazowa analiza przypadku.

Trwały nośnik w praktyce konsumenckiej – jak jest wykorzystywany?

Zdefiniowanie trwałego nośnika zostało niejako wymuszone coraz większą depapieryzacją, cyfryzacją oraz powszechniejszym zawieraniem wszelkiego rodzaju umów na odległość. Trwały nośnik ma zabezpieczać interesy obu stron każdej transakcji lub zobowiązania – obie muszą mieć pewność, że godzą się na takie same warunki współpracy, znają swoje prawa i obowiązki, a także mają dostęp w każdym momencie do wszystkich wspólnych dokumentów.

Niektórym może wydawać się, że na przykład regulamin sklepu internetowego bądź zasady wzięcia kredytu i jego koszty opisane w zasadach na stronie internetowej są wystarczające. W praktyce jednak takie zapisy nie spełniają wymogów trwałego nośnika, bo jedna ze stron może bez wiedzy drugiej zmienić zapisy lub nawet w całości usunąć regulamin, a druga strona nie ma żadnego dowodu na istnienie wcześniejszych wersji.

Banki na przykład zabezpieczają się w ten sposób, że przy wzięciu kredytu wysyłają dokumenty do klientów mailowo, ale bardzo często również w formie dokumentów papierowych.

Dokumenty firmowe online a trwały nośnik

W relacji firma-konsument w wielu przypadkach wymagane przepisami jest przekazywanie informacji na trwałym nośniku. Jednak w relacjach biznesowych panuje w tej kwestii dowolność i tylko od woli i potrzeb stron zobowiązania zależy, czy informacje przekazywane B2B muszą spełniać wymogi trwałego nośnika.

Można jednak stwierdzić, że jest to zalecana forma obiegu dokumentów, bo daje poczucie pełnego zabezpieczenia dla obu stron. Zwłaszcza w przypadku dokumentów online niezbędne jest, aby obie strony miały pewność, że umowy są jednobrzmiące, a każdy zainteresowany zapoznał się z nimi i zatwierdził ich kształt. Jak o to zadbać?

Platforma Autenti – spełnia wymogi trwałego nośnika

Aby mieć pewność, że dokumenty online spełniają wymogi trwałego nośnika, warto skorzystać ze wspomnianej już platformy Autenti, która oferuje usługi z zakresu cyfrowego obiegu dokumentów. Te przesyłane za pośrednictwem Autenti spełniają w pełnym brzmieniu definicję trwałego nośnika. Platforma zapewnia:

  • integralność – gwarantuje ją kwalifikowana pieczęć elektroniczna Autenti, daje to pewność, że w przesyłanych dokumentach nie zostały wprowadzone żadne zmiany bez wiedzy lub zgody drugiej strony;
  • dostępność – dostęp do dokumentów online na platformie Autenti mają w każdej chwili obie strony umowy, mogą je podejrzeć, pobrać w formie plików na własne urządzenie (komputer, smartfon, tablet), wysłać mailem bądź zapisać na dysku w chmurze.

Firmowe dokumenty online mogą być zarówno umowami z zewnętrznymi podmiotami, partnerami biznesowymi czy podwykonawcami lub dostawcami, jak i wewnętrzną dokumentacją, na przykład związaną z działem kadr – jak zasady czy regulamin pracy. Zachowanie w takim wypadku wymogów trwałego nośnika daje poczucie pewności i jasnego przekazywania informacji zarówno firmie, jak i pracownikom.

 

 



Autor |2020-09-09T20:19:05+02:009 września 2020 20:18|Kategorie: Aplikacje, Bezpieczeństwo, Internet, Newsy, Polecamy|0 komentarzy

Zostaw komentarz

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.