Dla Banku Millennium impulsem do rozpoczęcia współpracy z Autenti była konieczność dostosowania procesów kadrowych do pracy zdalnej i hybrydowej. Fakt ten przyspieszył decyzję banku o wprowadzeniu cyfrowej obsługi dokumentów HR, w tym podpisów elektronicznych. Nowy proces wyeliminował drukowanie, podpisywanie, skanowanie umów oraz długie oczekiwanie na oryginały.
Proces podpisywania dokumentów kadrowych w banku wiązał się często z koniecznością podróżowania i odbywania spotkań, szczególnie przy przedłużaniu umów lub ich aneksowaniu. Dodatkową trudnością w logistyce był fakt, że umowy powinny być przekazywane do podpisu przez dyrektorów, którzy mają z reguły napięte kalendarze i mocno ograniczone zasoby czasowe. Dzięki nowemu rozwiązaniu mogą oni spotykać się z pracownikami na Teamsach, w dowolnym miejscu i czasie. Dokument dodawany jest do platformy – umowa zawierana jest na bieżąco, elektronicznie i tego samego dnia, a podpisany elektronicznie oryginał jest dostępny od razu.
– Dzięki platformie Autenti pracownicy mają możliwość podpisywania dokumentów zdalnie. Dotyczy to w pierwszej kolejności dokumentów kadrowych – umów przedwstępnych, umów o pracę, aneksów, umów szkoleniowych, umów o karty paliwowe i decyzji dotyczących funduszu socjalnego. Podpisywanie dokumentów trwa zaledwie kilka minut, co znacząco skraca procesy HR. Przy okazji optymalizuje nasze zaangażowanie i minimalizuje ryzyko, że odbiorca nie otrzyma dokumentu w terminie lub na wskazany adres. Dodatkowo oszczędzamy na wyeliminowaniu z kosztów przesyłek kurierskich, które służyły do dostarczenia dokumentów. Nie bez znaczenia jest również aspekt środowiskowy, czyli brak konieczności wydruku dokumentów papierowych, przechowywania ich i archiwizowania – o nowym udogodnieniu mówi Monika Ruraż–Lipińska, kierująca Zespołem Kadr w Banku Millennium.
Niezwykle ważne jest również bezpieczeństwo i autentyczność dokumentów podpisywanych zdalnie. – Zabezpieczenie autentyczności i integralności treści dokumentu to podstawowa zaleta nowej platformy. Procesowanie i podpisywanie odbywa się w ściśle określony sposób. Dostęp do dokumentów mają wyłącznie upoważnione do tego osoby. W procesie podpisywania i przekazywania dokumentu nikt nie może zmienić jego treści, dlatego podpisany dokument jest zawsze zgodny z oryginałem. Poświadczenie walidacji to z kolei wystawiony przez Autenti szczegółowy raport w formacie PDF z informacją o wyniku weryfikacji podpisów i pieczęci elektronicznych, który można pobrać po zakończeniu procesu – dodaje Monika Ruraż–Lipińska.
Na jakie konkretnie rozwiązania zdecydował się bank? Anna Krasuska, Head of Sales w Autenti, wyjaśnia: – W procesie podpisywania umów bank korzysta z platformy Autenti umożliwiającej podpisywanie umów o pracę i innych dokumentów przez reprezentantów banku z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego i e-podpisu przez pracowników. Dzięki takiemu rozwiązaniu znacząco skraca się czas podpisania umowy, a oszczędność czasu przekłada się bezpośrednio na zwiększenie efektywności procesów kadrowych.
Tata tata z tymi e-podpisami. Mogą sobie tego używać do podpisywania umów o te karty paliwowe lub tego funduszu socjalnego. Polskie prawo, w kwestii umowy o pracę, wymaga albo podpisów odręcznych (w wersji papierowej) albo podpisów kwalifikowanych. O ile podpis kwalifikowany łatwo wyrobić dla pani z HR o tyle nie jest to proste dla wszystkich pracowników. O ile pamiętam, koszt podpisu kwalifikowanego na 2 lata to powyżej 150 PLN. Nie widzę tu oszczędności, chyba że pani z HR często popełnia błędy i wymaga to wielu aneksów. W dodatku, ciekawy jestem jak załatwiają te umowy przedwstępne. Płacą potencjalnemu pracownikowi za podpis kwalifikowany? Przecież może on/ona zrezygnować. Widzę tu rozrzutność. A pieczęć kwalifikowana to inna bajka. Widać, że nie rozpoznali tematu. Ważne żeby napisać, że bank jest innowacyjny.