Urząd Miejski w Przemkowie i firma IBM poinformowały o współpracy w zakresie wdrożenia wewnętrznego systemu obiegu dokumentów. Dzięki aplikacji opartej na IBM Notes, Urząd Miasta w Przemkowie zyska szybszy wgląd w dokumentację, co pozwoli skuteczniej reagować na potrzeby zgłaszane ze strony mieszkańców.

–Dzięki rozwiązaniu IBM, nasza gmina dołączyła do grona liderów stosujących cyfrowe rozwiązania dla administracji w Polsce. Intensywna cyfryzacja pozwoliła naszemu samorządowi na zautomatyzowanie kluczowych działań i inicjatyw realizowanych na rzecz naszych mieszkańców – mówi Jerzy Szczupak, Burmistrz Przemkowa – Zyskaliśmy większą dostępność i przejrzystość kluczowych procesów administracyjnych – dodaje.

System umożliwia mieszkańcom kontakt z urzędem poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą (ESP) na elektronicznej platformie usług publicznych ePuap. Każdy z mieszkańców, po utworzeniu swojego profilu i konta na platformie ePuap, może zdalnie złożyć wniosek poprzez ESP i załatwić urzędową sprawę bez wychodzenia z domu. Oparty o IBM Notes, system elektronicznego obiegu dokumentów w Gminie Przemków, obejmuje swoim zasięgiem 5 jednostek organizacyjnych,
w tym: referat organizacyjny, spraw obywatelskich, gospodarki przestrzennej i inwestycji, gospodarki nieruchomościami i ochrony środowiska.

– Miasta w Polsce szukają nowych modeli funkcjonowania. Przebudowują kluczowe systemy, infrastrukturę i e-usługi, by stymulować zrównoważony wzrost ekonomiczny i zapewniać swoim mieszkańcom wysoką jakość życia. Oferowane przez IBM rozwiązania technologiczne do zarządzania miastami mogą przyczynić się do integracji między poszczególnymi jednostkami i pomóc władzom samorządowym tworzyć nowe formy współpracy z mieszkańcami – mówi Andrzej Olsztyński, Social Solutions Manager, IBM Polska i Kraje Bałtyckie.

Rocznie w liczącej prawie 9 tys. mieszkańców gminie Przemków, obsługiwanych jest ponad 5tys. spraw i powstaje około 2,5 tysiąca dokumentów wewnętrznych.

Dzięki funkcji kontroli dostępu, dokumenty przechowywane są w bezpieczny sposób. System działa w oparciu o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt i wykorzystuje mechanizmy automatycznego przepływu pism („workflow”) wspomagające bezobsługową pracę systemu. Pracownicy urzędu otrzymują wgląd w poszczególne fazy realizacji danej sprawy, dzięki czemu zyskują większą kontrolę i mogą efektywniej zarządzać swoim czasem pracy.

Według najnowszych badań PBS na temat wpływu cyfryzacji na urzędy administracji publicznej w Polsce, 6 na 10 urzędów posiada tradycyjny system obiegu dokumentacji wspomagany wykorzystaniem narzędzi IT i wykorzystuje go jako podstawowy sposób załatwiania i rozstrzygania spraw.

Wdrożenie platformy IBM Notes w Urzędzie Miejskim w Przemkowie zrealizowała firma STB24, partner biznesowy IBM.

źródło: IBM Polska

Kan