Wspólny intranet Grupy TAURON – zbudowany na bazie platformy SharePoint 2013 przez IT-Dev Sp. z o.o. z Grupy Technologicznej Euvic oraz studio EDISONDA – został uznany za jeden z dziesięciu najlepszych intranetów roku. Wyniki takie przyniósł prestiżowy konkurs organizowany przez Nielsen Norman Group (NN/g).


Prowadzony przez Nielsen Norman Group (NN/g) konkurs wyłania najlepsze projekty intranetów z całego świata. Jest to najbardziej uznane studium funkcjonalności i użyteczności portali korporacyjnych na świecie, na podstawie którego od piętnastu lat jest publikowany raport „Intranet Design Annual”. W tym roku – po raz pierwszy w historii – w gronie najlepszych znalazł się polski serwis.

Tauronet, bo taką nazwę nosi intranet Grupy TAURON, otrzymał nagrodę od NN/g przede wszystkim za zastosowanie najlepszych praktyk projektowania intranetów oraz nowatorskie podejście do kierowania treści i personalizacji informacji.

„To dla nas bardzo ważne wyróżnienie i jednocześnie motywacja do dalszych prac nad rozwojem i udoskonalaniem naszego systemu. Grupa TAURON zatrudnia dziś około 25 tysięcy pracowników. Intranet jest więc jednym z najważniejszych i niezbędnych narzędzi komunikacji wewnątrz firmy” – mówi Paweł Gniadek, dyrektor Departamentu Komunikacji Rynkowej i PR, TAURON Polska Energia.

Zadanie nie było łatwe, jako że w skład Grupy TAURON wchodzi wiele dużych podmiotów. Do tego w większości z nich były wykorzystywane odrębne systemy intranetowe. Aby zidentyfikować największe bolączki związane z korzystaniem z tych systemów, a także oczekiwania względem nowego, wspólnego rozwiązania, rozpoczęcie prac poprzedziło zbudowanie zespołu projektowego złożonego z pracowników różnych spółek Grupy TAURON, który wskazał obszary i zagadnienia do zaadresowania przez nowy Intranet. Następnie przeprowadzono precyzyjnie zaplanowane badania i warsztaty mające na celu uszczegółowienie potrzeb informacyjnych przyszłych użytkowników.


„Zanim rozpoczęliśmy prace projektowe, chcieliśmy poznać potrzeby pracowników wszystkich spółek Grupy TAURON. W trakcie 10 warsztatów spotkaliśmy się z ponad 70 osobami reprezentującymi różne działy i specjalności. Przeprowadziliśmy również ankietę potrzeb, w której wzięło udział ponad 2,5 tys. pracowników, wskazując najistotniejsze funkcje i potrzeby. Po raz kolejny okazało się, że badania są niezwykle istotnym elementem procesu projektowania zorientowanego na użytkowników, pozwalając zdecydowanie bardziej świadomie przygotowywać projekt systemu” – mówi Hubert Turaj, UX Director ze studia EDISONDA.

Na podstawie uzyskanych wyników powstało blisko 300 makiet serwisu, które następnie zostały przekształcone w projekty graficzne. Na tym etapie prac ważna była bliska współpraca pomiędzy projektantami ze studia EDISONDA oraz konsultantami firmy IT-Dev, która odpowiadała za wdrożenie intranetu, aby zapewnić najlepsze dopasowanie wzorców użytkowania systemu do funkcjonalności dostępnych na platformie SharePoint.

Nowy intranet został przewidziany dla ponad 16,5 tys. użytkowników, pracujących w 270 lokalizacjach Grupy TAURON w całej Polsce. Znaczna liczba użytkowników oraz ich mocno zróżnicowana przynależność organizacyjna wykluczała centralizację zespołów redakcyjnych. Z drugiej strony wymagała odpowiedniego skierowania informacji, aby uniknąć potencjalnego chaosu informacyjnego, wynikającego z redagowania treści przez wiele niezależnych zespołów redakcyjnych.
Dlatego w kolejnym kroku architekci IT-Dev zaprojektowali unikalne mechanizmy zarządzania treścią, dzięki którym osoby zarządzające informacją z poszczególnych komórek organizacyjnych mogą kierować treść do użytkowników z komórek im podległych – bezpośrednio lub pośrednio. Redaktorzy wyższych poziomów mogą z kolei promować treści, które powstają w jednostkach podległych, aby zwiększyć ich zasięg.

W trakcie wspomnianych badań wykorzystano między innymi metodę śledzenia i analizy ruchu gałek ocznych użytkowników (eyetracking) oraz badania etnograficzne polegające na obserwacji i analizie działań użytkowników wykonujących rutynowe scenariusze pracy z systemem.

Rezultatem prac jest portal, który zapewnia pracownikom różnych spółek Grupy TAURON przejrzysty dostęp do różnorodnych informacji, które ich dotyczą – zarówno przygotowywanych lokalnie, jak i publikowanych w centrali. Pozwala to uniknąć zalewu zbędnymi informacjami. Jednocześnie nawigacja do sekcji merytorycznych portalu – jak np. HR, finanse, prawo – kieruje pracowników tych działów do odpowiednich obszarów współpracy, podczas gdy inni użytkownicy trafiają do obszaru publikacyjnego zawierającego artykuły i dokumenty z danej dziedziny.

Tauronet stanowi jednocześnie elektroniczne miejsce pracy wspierające przechowywanie i udostępnianie dokumentów, prowadzenie spraw i projektów. Umożliwia to prowadzenie wspólnych przedsięwzięć między spółkami z grupy, wzajemne świadczenie usług opartych o wymianę informacji i efektywną wymianę wiedzy.

źródło: TAURON Polska Energia

Kan