Okres urlopowy często oznacza dla pracowników okres wzmożonej pracy jeszcze przed rozpoczęciem wypoczynku. Wiąże się to przede wszystkim z koniecznością zakończenia realizowanych projektów, a także oddelegowaniem zadań współpracownikom. Warto również przekazać wszystkie niezbędne informacje, które pozwolą na płynne funkcjonowanie biura.
Wakacje on-line
Zarówno podczas codziennej pracy, jak i w okresie przedurlopowym warto korzystać z możliwości Office 365. Między innymi z platformy SharePoint, która umożliwia tworzenie różnego rodzaju wniosków, w tym urlopowych. SharePoint usprawnia proces składania wniosków. Po uzupełnieniu przez pracownika, dokument zostaje automatycznie przesłany do przełożonego, a po akceptacji – trafia do odpowiedniego działu.
Aby mieć pewność, że wszystkie projekty zostaną zrealizowane w wyznaczonym terminie i żadna wiadomość nie będzie przez dwa lub trzy tygodnie zalegała w skrzynce pocztowej, wybierając się na urlop, warto skorzystać również z innych funkcjonalności Office 365.
Automatyczna odpowiedź
Przede wszystkim warto pamiętać o ustawieniu automatycznych odpowiedzi. To spore udogodnienie zarówno dla współpracowników, jak i osób spoza organizacji. aplikacja Outlook umożliwia utworzenie różnych odpowiedzi automatycznych – innych wewnątrz organizacji i innych poza nią. Odpowiedzi mogą być automatycznie wysyłane do nadawców przez określony czas lub do chwili jej wyłączenia przez użytkownika – w zależności od potrzeb. Co ważne, odpowiedzi automatyczne można ustawić w każdej chwili, z dowolnego miejsca, a dzięki synchronizacji opcja będzie działała na każdym urządzeniu.
Przekazywanie wiadomości
Office 365 umożliwia także przekazywanie wiadomości. Można to zrobić na dwa sposoby – nadając uprawnienia do całej skrzynki bądź konkretnego folderu lub przesyłając wiadomości dalej. Przekazywanie uprawnień dla folderu pozwala na ustalenie ich poziomu. Cały proces wymaga zaledwie kilku kliknięć. Korzystając z drugiej opcji – przekazywania dalej – wystarczy w odpowiednim miejscu wpisać adres e-mail osoby, do której mają być przesyłane wiadomości, zapisać zmiany i gotowe. Dodatkowo użytkownik może zaznaczyć opcję zachowania kopii maili przesyłanych dalej.
Udostępnianie kalendarza
Podczas urlopu, zwłaszcza dłuższego, warto zadbać o przekazanie współpracownikom najważniejszych informacji. Bardzo pomocne będzie nadanie innym osobom z organizacji uprawnień do kalendarza. Proces wymaga tylko kilku kliknięć. Podobnie jak w przypadku przekazywania wiadomości, udostępniając uprawnienia do kalendarza innemu użytkownikowi, istnieje możliwość nadawania ich poziomu. Współpracownik, któremu udostępniono kalendarz będzie mógł go edytować czy też planować i odpowiadać na zaproszenia w imieniu właściciela.
Udostępnianie projektów
Zdarza się, że przed urlopem nie zawsze można zakończyć realizowany projekt i konieczne jest przekazanie go współpracownikom. Dzięki Office 365 udostępnianie przygotowywanych prezentacji, zestawień czy innych dokumentów jest jeszcze łatwiejsze. Udostępniając dany dokument, nadaje się wybranym użytkownikom odpowiednie uprawnienia.
Delegowanie zadań w aplikacji Planner
Jedną z aplikacji dostępnych w ramach Office 365 jest Planner, cieszący się coraz większą popularnością wśród użytkowników. Narzędzie ułatwia podział zadań, podnosząc jednocześnie efektywność pracy zespołu. Funkcjonalności Plannera to między innymi tworzenie zadań, przydzielanie osób za nie odpowiedzialnych oraz śledzenie terminowości wykonywania planu. Aplikacja daje wiele możliwości, ułatwiając codzienną pracę w wielu firmach. Jest przydatna również wtedy, gdy wybieramy się na urlop.
– Często w naszych organizacjach korzystamy z narzędzi służących do prowadzenia projektów. Podobne usługi znajdziemy w Office 365 – mowa o aplikacji Zadania na SharePoint Online oraz świeżej pozycji – Plannerze. Planner to bardzo intuicyjne narzędzie posiadające również swoją aplikację mobilną, także nawet w podróży czy po prostu bez dostępu do komputera możemy raportować wykonywanie poszczególnych zadań – wyjaśnia Konrad Nieboj, Microsoft Cloud Team Leader w firmie Senetic.
Nieprzewidziana sytuacja?
Nikt nie lubi zabierać pracy na urlop. Jednak podczas wypoczynku zdarzyć się mogą nieprzewidziane sytuacje, które wymagają niemal natychmiastowego dostępu do dokumentów czy skrzynki pocztowej. Z Office 365 dostęp do niezbędnych dokumentów można mieć z każdego urządzenia, na przykład z poziomu smartfona, którego każdy zwykle ma przy sobie, również podczas urlopu. W takiej sytuacji pomocny będzie Skype for Business, który nie tylko umożliwia prowadzenie rozmów, ale także organizowanie i udział w spotkaniach online z każdego miejsca. Z Office 365 również edytowanie plików na odległość nie stanowi żadnego problemu. Dzięki usłudze wszystkie najważniejsze narzędzia są zawsze pod ręką.
Autor: Senetic
Zostaw komentarz