E-mail jest w profesjonalnej komunikacji podstawą. Oczywiście w dużych firmach korzysta się też z komunikatorów (np. Slack, MSTeams) – często również w komunikacji z klientem, o ile obie strony uznają to za wygodne rozwiązanie – jednak mail jest wciąż niezbędny.

By wybrać najlepszą opcję, dostosuj swój adres e-mail za pomocą strony hostowanej przez OVH.

Inne istotne elementy cyfrowego wyposażenia to chociażby VPNy, programy do kalkulacji i statystyk, a w firmach technologicznych, również frameworki. Dobre oprogramowanie, licencje i elegancka strona potrafią sprawić, że nawet niezbyt popularna firma ma szansę wybić się na rynku.

Z maila korzysta niemal każdy

Adres e-mail używany jest w komunikacji z klientami, z jednego, prostego powodu – jest łatwo dostępny. Niemal każdy użytkownik komputera ma swojego maila nawet, jeśli na codzień jest osobą zupełnie nietechniczną. W końcu wymagają go rejestracje na wszelkich stronach, licencje na pakiety programów itd. Trudno byłoby korzystać z sieci bez żadnych kont.

W przeciwieństwie do komunikatorów przesyłanie maili nie jest ograniczone do wiadomości wewnątrz jednej aplikacji.

Każdy zakłada więc profil według własnych potrzeb na portalu, który najbardziej odpowiada jego oczekiwaniom. Maile można też wygodnie sortować, dzielić na foldery i automatycznie odrzucać większość potencjalnie szkodliwych wiadomości. Dla firm to ułatwienie nie do przecenienia.

 

Image by Pexels from Pixabay

 

Podejrzane adresy

Użytkownicy Internetu już od lat są uświadamiani (w specjalnych kampaniach lub nawet na odwiedzanych stronach) o obecności wielu zagrożeń w sieci. Poruszając się po niej, jesteśmy z reguły ostrożni. Jeśli więc spodziewamy się maila, chcemy łatwo znaleźć go w swojej skrzynce dzięki nazwie firmy w adresie.

Użytkownicy niebędący zupełnymi nowicjuszami, zwrócą też uwagę na format nazwy. Jeśli znajdą się w nim zbędne elementy (np. zdrobnienia, domena zawierająca coś więcej, niż nazwa firmy), można spodziewać się, że ktoś próbuje w ten sposób podszyć się pod faktyczną firmę.

Jeszcze mniejsze zaufanie budzą maile z popularnymi domenami. Korzystając z odpowiednich programów, adresy tego typu można tworzyć automatycznie i za ich pomocą prowadzić chociażby ataki spamowe, czy hackerskie.

Kampanie ostrzegawcze wspominają każdorazowo, by nie otwierać wiadomości niewiadomego pochodzenia.

Oczywiście większość takich z nich automatycznie trafi do folderu ze spamem. Przy okazji – profesjonalny mail nie będzie tam przeniesiony, ponieważ bezpiecznie ominie filtry. Gwarantuje więc, że wiadomość dotrze do odbiorcy. 

Profesjonalizm nie kosztuje wiele

Wykupienie profesjonalnego maila to inwestycja. Klienci, widząc go, czują się bezpieczniej i chętniej otwierają wiadomości, co sprawdza się nie tylko przy odpowiedziach, ale też w komunikacji wychodzącej ze strony firmy. Chcąc nawiązać kontakt z nowym klientem i pisząc do niego ze zwykłego, darmowego adresu, należy liczyć się z tym, że mail nie zostanie odczytany.

Koszt maila nie jest wielki. Z reguły to kilkadziesiąt złotych miesięcznie. Można sobie na niego pozwolić nawet, jako średnio zamożna osoba prywatna, chcąc wyróżnić się w sieci. Biorąc pod uwagę wydatki ponoszone standardowo na działanie firmy, koszt e-maila jest właściwie niezauważalny. Podobnie z domeną strony internetowej – kolejną właściwie niezbędną częścią tożsamości i wiarygodności internetowej.

Jeśli wciąż nie jesteś do końca przekonany, potraktuj maila, jako reklamę. Przede wszystkim klient łatwo domyśli się, jak wygląda mail nawet, jeżeli zgubi go lub zapomni zapisać. Ilekroć wysyłasz wiadomość do aktualnych lub potencjalnych klientów, widzą oni nazwę firmy i zapamiętują ją. Dzięki temu zostaje ona w pamięci i staje się pierwszym, co przychodzi na myśl w razie potrzeby.