Wirtualna centrala z telefonią internetową VoIP to system telekomunikacyjny wdrażany przez firmy z myślą o wsparciu sprzedaży i obsługi telefonicznej klientów. Może jednak też być też źródłem znacznych oszczędności na telefonii w całym przedsiębiorstwie.

Każdy pracownik w firmie potrzebuje telefonu – ustandaryzowanego i otwartego narzędzia do swobodnej komunikacji z dowolnym klientem, kontrahentem czy współpracownikiem. Nie wymagającego konkretnego oprogramowania do stosowania. Jak to kryterium spełnia VoIP?

Telefonia VoIP do transmisji głosu wykorzystuje połączenie internetowe. Wirtualna centrala z kolei, to system do centralnego zarządzania nią (przykładowa specyfikacja i opis takiego systemu dostępny jest tutaj). Telefonia VoIP posługuje się numeracją stacjonarną (ale może też komórkową z wykorzystaniem tzw. numerów wirtualnych), ale może być stosowana z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu: z dowolnego biura, domu, magazynu czy jakiejkolwiek innej placówki należącej do firmy.

Telefonia VoIP rośnie. Jak podaje UKE w raporcie o stanie rynku telekomunikacyjnego za 2020 rok – liczba użytkowników VoIP wzrosłą do 2,5 miliona, a przychody tego rynku o 10%. Urząd szacuje, że w 2024 penetracja rynku sięgnie 11%, co plasuje nas daleko za krajami UE (gdzie osiągnie wartość ponad 48%). Istotny udział w rynku VoIP mają większe firmy. Uwzględniając skalę, VoIP pozwala uzyskać im duże oszczędności i korzyści funkcjonalne.

Rynek telekomunikacyjny wykorzystuje ten trend i coraz więcej operatorów decyduje się na wprowadzenie usługi VoIP do swojej oferty. Ważnym aspektem przy wyborze odpowiedniego dostawcy usług telefonii internetowej jest jego doświadczenie. Jednym z liderów w branży jest Telestrada S.A., która od ponad dziesięciu lat oferuje inteligentne rozwiązania telekomunikacyjne dla biznesu, w tym VoIP. Z jej usług korzystają zarówno najwięksi gracze, jak i nawet najmniejsze firmy z sektora MŚP czy organizacje. To, co wyróżnia tego operatora na tle innych dostawców VoIP, to kompleksowa oferta i indywidualne podejście do każdego biznesu. Specjaliści Telestrada S.A. chętnie i bez żadnych opłat doradzą odpowiednie rozwiązania i dołożą wszelkich starań, aby komunikacja w Twojej firmie była nowoczesna i efektywna. Umów się na konsultację z doradcą i sprawdź, jakie rozwiązania oferuje Telestrada S.A

Telefonia VoIP ma dobrą pozycję w większych organizacjach. Mniejsze firmy polegają głównie na telefonii komórkowej (choć sytuacja ta się stale zmienia). Czy słusznie? Telefonia komórkowa to telefonia mobilna, idealna dla pracowników przemieszczających się lub pracujących w terenie, poza biurem (w tym domowym). Jest niezbędna w praktycznie każdej firmie, ale czy dla każdego pracownika?

Przedstawiamy argumenty za tym, aby to wirtualna centrala i telefonia VoIP były podstawowym systemem telekomunikacyjnym w firmie.

Koszt stanowisk i rozmów

Zależnie od przydzielonych zadań i specyfiki pracy, osoby z różnych działów mogą z telefonu korzystać w diametralnie różny sposób. Nawet 80% połączeń wychodzących może w firmie generować dział sprzedaży. Podobny odsetek może odbierać jeden dział wsparcia.

Ograniczenie kosztów stałych utrzymania stanowisk telekomunikacyjnych w przypadku pozostałych pracowników może przynieść ogromne oszczędności w całej firmie. Sens jest taki: firma powinna płacić tylko za to, czego faktycznie potrzebuje i z czego będą korzystać jej pracownicy. Wiele osób w firmie nie potrzebuje płaskiej taryfy z nielimitowanymi rozwiązaniami, a jedynie mobilnego (do pracy biurowej, zdalnej i hybrydowej) stanowiska z gotowością odbierania połączeń. Jak wyjaśniliśmy wcześniej, telefonia VoIP spełnia to kryterium.

Koszty infrastruktury i sprzętu

Komputer z dostępem do internetu. Tylko tyle potrzeba, żeby korzystać z telefonii VoIP do pracy. Prędkość i przepustowość łącza również nie jest problemem. Prowadzenie rozmowy telefonicznej w jakości HD to transfer rzędu 0,06 Mb/s. Jak bardzo niewielka to wartość? Przypuśćmy, że pracujemy w ośmioosobowym biurze, gdzie równocześnie rozmowy prowadzą wszystkie osoby, łączące się swoimi telefonami przez stację DECT podłączoną do firmowego routera. Obciążenie łącza nadal pozostaje marginalne do tego stopnia, że kilka dodatkowych osób mogłoby jeszcze oglądać filmy na Youtube.

Infrastruktura i łącze nie są problemem. A jak wygląda kwestia sprzętu? Z telefonii VoIP można korzystać na aplikacjach mobilnych i desktopowych (często darmowych) lub z wykorzystaniem telefonów biurkowych (przewodowych i bezprzewodowych). To wyspecjalizowany sprzęt, o dużej wydajności i funkcjach obliczonych na pracę biurową. Sumaryczny koszt zapewnienia terminali (czyli urządzeń do dzwonienia) dla ośmiu osób będzie nawet 25% niższy w przeliczeniu na osobę, niż koszt wyposażenia ich wszystkich w najtańsze nawet smartfony.

Zacznij od redukcji kosztów, potem przejdź do funkcji.

Oszczędności uzyskane przez wirtualną centralę mogą być znaczne, nawet w niewielkiej firmie. Faktycznie jednak to funkcjonalność telefonii VoIP jest głównym powodem inwestowania w nią przez przedsiębiorstwa. Rosnąca rola połączeń telefonicznych w pozyskiwaniu nowych  klientów (wywołana m. in. ekspansją smartfonów i dostosowanych do nich form reklamy mobilnej), a także wsparcia i obsługi w utrzymaniu dotychczasowych powoduje, że coraz więcej firm zaczyna kompleksowo podchodzić do zagadnienia telekomunikacji. Powszechne stają się niewielkie call center funkcjonujące w ramach struktury firmy. Z zaawansowanych funkcji wspierających sprzedaż i obsługę korzystają nawet kilkuosobowe zespoły handlowców. Budowa takiej infrastruktury odbywa się w ramach tej samej wirtualnej centrali, która zapewnia telekomunikację biurową. Wymaga ona jednak planu. Ten może powstać, kiedy zapoznamy się z możliwościami telefonii VoIP i wirtualnej centrali, stosując ją do ograniczenia kosztów działalności w firmie.