Jakub Abramczyk z firmy Polycom opublikował artykuł, w którym stara się odpowiedzieć na kilka pytań odnośnie telekonferencji. Od kiedy są one elementem życia biurowego? Dlaczego są tak popularne? Czy rozwój korespondencji mailowej, czatów i rozmów wideo może im zagrozić?


    — … co o tym myślisz? Jesteś tam?

    — Yyy, tak. Przepraszam, miałem włączone wyciszenie.

Takie sytuacje są dobrze znane osobom pracującym w biurze. W każdej sali konferencyjnej w dowolnym miejscu na świecie po środku stołu stoi z pewnością dobrze znany trójramienny telefon konferencyjny. Chociaż w czasie telekonferencji może czasem dochodzić do nieporozumień (patrz powyższy przykład), przeznaczony do nich telefon jest niezastąpiony przy prowadzeniu każdej nowoczesnej firmy.

Co zrobić, gdy zespoły pracujące w znacznej odległości od siebie muszą natychmiast poinformować się o postępie w realizacji zadania? Zorganizować telekonferencję. A gdy brakuje środków na odbycie podróży służbowej w celu bezpośredniego omówienia szczegółów nowego projektu? Zorganizować telekonferencję. Firma zakłada dodatkowe biuro i planuje instalację wyłącznie najnowszych technologii — co wtedy? Wystarczy pamiętać o tradycyjnym telefonie konferencyjnym. Z pewnością okaże się przydatny przy załatwianiu wielu spraw.

Pomimo rozwoju korespondencji mailowej, czatów i rozmów wideo, grupowe rozmowy audio wciąż zajmują wyjątkowe miejsce w komunikacji biznesowej. Są szybkie, skuteczne i opłacalne — mają więc niezbędne cechy potrzebne w biurach, w których wykorzystuje się różnego typu rozwiązania i platformy. Szczególnie, gdy wielu współpracowników nie dysponuje umiejętnością posługiwania się bardziej skomplikowanymi technologiami lub gdy nie wszystkie używane systemy są kompatybilne.

Konferencje w perspektywie historycznej

Technologie do prowadzenia telekonferencji w obecnie znanej wersji to stosunkowo nowy element w historii komunikacji międzyludzkiej. Zorganizowanie pierwszej telekonferencji transkontynentalnej było możliwe dopiero w 1915 r. Trzeba było jednak czekać kolejnych 30 lat na pierwszą konferencję z udziałem wielu osób, do której doszło dzięki bułgarskiemu wynalazcy Assenowi Jordanoffowi, który skonfigurował telefon w taki sposób, żeby umożliwić bezprzewodową transmisję odbieranego sygnału audio na głośnik. Próba zakończyła się sukcesem — każda z osób biorących udział w tej konferencji usłyszała tą samą wiadomość.

Pomysł organizacji telekonferencji w środowisku biznesowym przyjął się jednak dopiero na początku lat 60. XX w. W roku 1956 firma Bell Labs pracowała nad wczesnym prototypem telefonu konferencyjnego. Kilka lat później prace takie podjęła firma AT&T. Opracowano wtedy urządzenie do wideorozmów, które otrzymało nazwę Picturephone i zostało pokazane publicznie na Wystawie Światowej w Nowym Jorku w 1964 r. Był to przełom technologiczny. Jednak ze względu na znaczne gabaryty urządzenie nie znalazło uznania w środowisku biznesowym Ameryki.

Przeskakując do czasów narodzin Internetu i oprogramowania sieciowego widzimy, że telefony konferencyjne zaczęły wtedy nabierać takich kształtów, jakie znamy obecnie. Wykorzystywano w nich uproszczone i przyjazne w użyciu technologie, które teraz rozpowszechniły się już na całym świecie.

Dlaczego telekonferencje?

Telekonferencja to zjawisko konieczne, powstałe z uwagi na sposób, w jaki pracujemy. Co prawda można wysłać wiadomość drogą elektroniczną, ale kto chciałby zostać włączony do rozmowy, której wątek liczy 649 elementów, w sytuacji gdy wystarczy krótka rozmowa przez telefon? Można wysłać szybką wiadomość z komunikatora, tylko czy rzeczywiście jest ona taka szybka? Składanie spójnych zdań pochłania czas, przy czym w pośpiechu łatwo pominąć niuanse i zgubić prawdziwy sens wypowiedzi. Można zorganizować konferencję wideo, wymaga to jednak znacznych umiejętności z zakresu IT i planowania z wyprzedzeniem, czyli większych nakładów pracy niż to warte. Czas to pieniądz, a w dzisiejszym pędzącym globalnym środowisku biznesowym liczy się każda chwila.

Choć telekonferencje mają istotne znaczenie, do kwestii etykiety tych rozmów podchodzi się w luźny sposób. Wielu pracowników wie co należy, a czego nie należy robić, ciężko im jednak pozbyć się złych nawyków, takich jak: jednoczesne wykonywanie innych zadań podczas telekonferencji, przypadkowe wyciszanie, ustalanie niedogodnych terminów rozmowy czy nieporadność w uciszaniu hałasujących dzieci lub zwierząt. Nie mówiąc już o przypadkach, gdy osoby włączające się do telekonferencji zapominają się przedstawić, uczestnicy podejmują przedłużające się rozmowy towarzyskie, przekrzykują się lub pojawiają się nieprzygotowani.

Zachowania takie mogą być zarówno zabawne jak i irytujące, ale przede wszystkim są ludzkie. Stąd popularność telekonferencji — w świecie, w którym prowadzenie biznesu ma charakter globalny, a elastyczny czas pracy to norma, umiejętność szybkiej i efektywnej współpracy z ludźmi jest niezbędnym warunkiem właściwego wykonania zadań. Dlatego właśnie telekonferencje zawsze będą tak istotne.

Autor: Jakub Abramczyk, dyrektor sprzedaży na region Europy Wschodniej, Polycom