Ponad połowa klientów Edisona uznaje faktury elektroniczne klasy EDI za najwygodniejsze do wystawiania. Pomimo tego, dominującą formą wystawiania faktur pozostaje papier – wynika z raportu „Korzystanie z elektronicznych faktur klasy EDI”, zrealizowanego przez Centrum Badań Marketingowych Indicator.

Aż 53% klientów Edisona deklaruje, że faktury elektroniczne klasy EDI są najwygodniejsze do wysyłania, a 37% z nich wskazało na faktury w formacie pdf. Jaka jest między nimi różnica?

Faktura elektroniczna EDI to paczka danych o określonej strukturze – można ją sobie wyobrazić jako arkusz kalkulacyjny lub kawałek bazy danych. Jest łatwa do zastosowania, dzięki niej proces przekazywania informacji między nadawcą a odbiorcą dzieje się automatycznie, dlatego nazywamy ją także e-fakturę EDI, czyli „automatyczną fakturą elektroniczną”. Faktura elektroniczna pdf z kolei to nic innego jak zwykła faktura papierowa, której zrobiono zdjęcie – jest to zatem elektroniczny obraz faktury. Wszystkie dane są widoczne, ale ich przetwarzanie wymaga przepisania (z ekranu lub – najczęściej po wydrukowaniu takiej „elektronicznej” faktury – z kartki). – Nie ma tu żadnej automatyzacji, a proces obsługi takiej faktury jest (dla odbiorcy) bardziej kosztowny niż obsługa faktury papierowej – wskazuje Tomasz Kuciel, prezes Edisona.

Wśród 22% klientów Edisona priorytetową formą wystawiania faktur jest EDI. Taki sam odsetek badanych wskazał na dokument w formacie pdf, a 1% ankietowanych używa pdf do pobrania z portalu/strony www. Dominującą formą wystawiania faktur pozostaje papier, za którym opowiedziało się 55% badanych.

– Powód wysyłania faktur w formie papierowej jest oczywisty – to oczekiwania odbiorców na faktury w takiej formie (na ten czynnik wskazuje 93% klientów Edisona). Ponadto firmy tłumaczą się, że prowadzą archiwizację papierową. Wskazują także na motyw prozaiczny – przyzwyczajenie – komentuje Kuciel.

Wprowadzenie EDI, czyli wymiany dokumentów drogą elektroniczną, rozwiązuje problemy zwią¬zane z błędami oraz znacznie skraca czas przetwarzania dokumentów, przyczyniając się także do oszczędności materiałów i energii. Jak łatwo wyliczyć na kalkulatorze znajdującym się na stronie www.edison.pl, firma będąca dostawcą towarów, generująca w ciągu miesiąca 1000 faktur, dzięki wprowadzeniu EDI zaoszczędzi rocznie 41 dni pracy oraz prawie 16 tys. zł na materiałach i energii.

Badanie przeprowadzono w maju 2017 r., na losowej próbie 150 firm, z różnych branż i o różnej skali działalności.

źródło: Edison

Kan