Przegląd narzędzi do pracy zdalnej

Przegląd narzędzi do pracy zdalnej

O tym, że wiele różnych rodzajów zadań można wykonać zdalnie wiadomo jest od dawna. Zdalny tryb prac może się sprawdzić wszędzie tam, gdzie mamy komputer i dostęp do Internetu a komunikację z innymi pracownikami będzie prowadzić przy pomocy internetowych narzędzi lub po prostu przez telefon. Mimo zalet pracy zdalnej, jaką jest m.in. możliwość elastycznego dopasowania sobie czasu pracy, rezygnacja z dojazdów i możliwość lepszego skupienia się na obowiązkach, musimy zdawać sobie jednak też sprawę z wad:  jest to brak bezpośrednich kontaktów międzyludzkich a tym samym nieco gorszy transfer wiedzy w zespole a także szereg trywialnych, domowych spraw i „rozpraszaczy”, które mogą przeszkadzać w pracy. Takie sprawy to np. przeszkadzające dzieci, zbyt mała odległość od lodówki 😕 czy też problemy z łączami internetowymi.

W dobie epidemii wiele z nas nie musi się już zastanawiać nad tym jaki tryb wybrać – nie mamy wyboru czy pracować w domu czy w biurze i musimy rozpocząć zdalną pracę. Jeśli szczególnie zależy nam przy tym na bezpieczeństwie to warto skorzystać z VPNa, czyli wirtualnej sieci prywatnej, która zapewni szyfrowany kanał komunikacji z Internetem. Jednym z takich dostawców jest Surfshark.com, który dostarcza usługi na całym świecie.  Dzięki temu dostawcy możemy skonfigurować VPN na komputerze ale także skonfigurować VPN na iPhone, jeśli akurat korzystamy ze sprzętu mobilnego Apple.

Przedstawiamy przegląd narzędzi do zdalnej pracy, które mogą się przydać w wielu sytuacjach – nie tylko w pracy programistów ale też w innych branżach. O ile większość zespołów IT ma już zapewne rozpoznane i wypracowane metody pracy zdalnej ( w większości firm IT przynajmniej kilka osób pracuje na odległość) to w innych zawodach nie jest to takie oczywiste.

Przykładowe narzędzia wspomagające pracę zdalną:

Slack

Slack to rodzaj czatu zastępujący pocztę elektroniczną. Dyskusje można organizować w firmie za pomocą pokojów i kanałów, dyskusji prywatnych a oprócz wiadomości tekstowych możemy wysyłać pliki. Jest to obecnie jedno z najlepszych narzędzi pracy usprawniające komunikację w zespołach. Zaletą Slacka jest to, że dyskusję i pliki są zapisywane w chmurze i możemy mieć do nich dostęp z każdego miejsca. Dzięki temu nic nie powinno nam umknąć. Przy pomocy Slacka możemy nawiązać połączenia głosowe przez Skype, Webex lub inne komunikatory a do składowania plików możemy wykorzystać chmurowe narzędzia do plików takie jak Dropbox, Box, Google Drive lub Jira Cloud. Możliwe jest też tworzenie specjalnych kanałów ogólnych do przekazywania ogłoszeń firmowych dla wszystkich pracowników.

Wersja darmowa Slacka pozwala na prowadzenie czatów z historią do 10 tys wpisów oraz rozmowy face to face. Wersje płatne dają nam więcej funkcji  a ceny zaczynają się od 6.7 USD / mc.

Whereby

Whereby jest elastycznym narzędziem udostępniającym spotkania wideo w przeglądarce – bez pobierania aplikacji i bez potrzeby logowania się dla innych uczestników konwersacji.

Jak działa Whereby ? Zakładamy darmowe lub płatne konto, tworzymy pokój i wysyłamy link do niego dla wszystkich innych uczestników rozmowy.  Co ważne – nie potrzebują oni konta w tej usłudze. Wystarczy, że otworzą stronę naszego pokoju i już można prowadzić wideokonferencję.

Whereby pozwala nam na zapis rozmowy do pliku i umożliwia także dołączenie do konwersacji przy pomocy telefonu komórkowego. Warto wspomnieć także o możliwości udostępniania pulpitu.

Zoom

Zoom to jedno z bardziej popularne narzędzi do komunikacji wideo, z łatwą, niezawodną platformą chmurową do prowadzenia wideokonferencji. Ale nie tylko – zoom przyda się też do  czatów i webinarów na urządzeniach mobilnych, komputerach stacjonarnych, telefonach oraz systemach dedykowanych do pokojów konferencyjnych.

Zoom nie działa w przeglądarce – wymagana jest instalacja dodatkowe aplikacji. Ale dzięki temu, możemy nagrywać zapis rozmowy od razu na naszym komputerze, bez potrzeby trzymania ich w chmurze. Aplikacja pozwala nam na udostępnianie pulpitu, wspólną pracę nad dokumentami, rysowanie w czasie rzeczywistym na ekranie. Usługa zapewnia szereg integracji z popularnymi narzędziami informatycznymi – np. Dropbox, Box, Skype, Salesforce, Hipchat i wieloma innymi.

Wersja darmowa pozwala na prowadzenie wideokonferencji z maksymalnie 100 uczestnikami, jednak ich czas jest ograniczony do 40 min. Wersje płatne kosztują od 14.99 USD/miesiąc i oferuje więcej funkcji.

Trello

Trello jest narzędziem współpracy, które organizuje projekty i zadania w tzw. tablice kanban. Zastępuje on tablicę, wypełnioną listami notatek, a każda notatka jest zadaniem dla użytkownika z zespołu.

Narzędzie jest proste w użyciu i wygodne w obsłudze i nadaje się do prostszych projektów, ale spotkałem firmy, które stosują go też w bardziej zaawansowanych zadaniach.

Wersja darmowa zawiera nielimitowane tablice prywatne z możliwością umieszczania załączników do 10 MB. Wersje płatne znoszą limity tablic zespołu oraz zwiększają wielkość załączników do 250 MB. Ich ceny zaczynają się od 9.99 USD /mc za użytkownika.

Jira

Jira to potężne narzędzie do zarządzania projektami, śledzenia zgłoszeń i błędów. Bardziej ogólnie ujmując, Jira to platforma do organizowania pracy i uruchamiania oraz monitoringu procesów w organizacjach.

Jira w odróżnieniu od wielu konkurencyjnych produktów jest niezwykle czytelna. Jeśli to nasz pierwszy kontakt z tego typu narzędziem, jego nauka przyjdzie nam stosunkowo łatwo, mimo że daje ono ogrom funkcji.  Jeśli chcemy jednak wykorzystać jego zaawansowane możliwości to konieczne będzie szkolenie, bo system jest bardzo zaawansowany.

Darmowa wersja Jiry ograniczona jest do 10 użytkowników a limit na dane wynosi 2 GB. Wersje płatne kosztują od 7 USD za użytkownika/mc.

Basecamp

Basecamp to kolejne narzędzie do zarządzania projektami. Pozwala nam stworzyć plan projektu, rozpocząć czat z innymi użytkownikami, tworzyć listy zadań i harmonogram a także składować ważne dla projektu pliki w chmurze.

Dzięki podejściu Work Balance możemy w prosty sposób ustawić harmonogram powiadomień dla projektów, żeby nie rozpraszać się w trakcie innych zadań lub wolnego czasu zbędnymi powiadomieniami.

Basecamp ma stosunkowo prosty sposób rozliczeń. Albo korzystamy z darmowej wersji na 20 użytkowników, 3 projekty i 1 GB pamięci na dane, albo płacimy 99 USD opłaty miesięcznej, niezależnie od liczby użytkowników, z 500 GB miejsca na dane i nielimitowanymi projektami.

Teamviewer

Teamviewer nie nadaje się na pewno do zarządzania projektami tak jak reszta wymienionych usług. Ale za to Teamviewe idealnie nadaje się do zdalnego zarządzania komputerem. Wyobraźmy sobie sytuację, że na komputerze służbowym w biurze mamy ważne dane lub programy, których nie możemy przenieść do domu lub na prywatny komputer. Dzięki Teamviewer praca na zdalnym komputerze będzie prosta i nie będziemy ograniczeni różnicami w systemach operacyjnych. Możemy więc zdalnie pracować na komputerze z Windows przy użyciu Mac-a lub na odwrót. Teamviewer ma też aplikacje dla wielu innych systemów operacyjnych takich jak Linux, Chrome OS a także dla telefonów iOD, Android i Windows Phone.

Teamviewer do użytku prywatnego jest darmowy. W przypadku licencji komercyjnych ceny zaczynają się od 115 zł/mc. W związku z koronawirusem, firma złagodziła nieco swoją politykę licencyjną i teraz także freelancerzy mogą korzystać w swojej pracy z tego rozwiązania.